Face au volume titanesque d’informations qui doivent être stockées et exploitées, les entreprises ont besoin d’outils performants les aidant à assurer la gestion de ces informations au quotidien. C’est pour répondre à ce besoin de plus en plus récurrent et pressant que les solutions de gestion de contenu d’entreprise ont vu le jour.
Mieux comprendre les enjeux de l’ECM
La gestion de contenu d’entreprise plus connue sous le sigle ECM (Enterprise Content Management), est un protocole qui vise la maîtrise totale de l’information : collecte, stockage, archivage, partage, diffusion, nettoyage… Avoir une bonne gestion de contenu permet aujourd’hui de prendre des décisions éclairées, de formuler des réponses personnalisées à chaque requête des clients/partenaires et de devancer la concurrence grâce à des prévisions plus justes.
Les caractéristiques de l’ECM
Une application de gestion de contenu d’entreprise prend en charge une grande quantité de contenus variés : textes, tableaux, site web, catalogues, devis, factures, courriels, médias, courriers papier, télécopies, contrats, …. Face à l’explosion des documents électroniques, la constitution d’une base de données dématérialisée (par opposition aux archives classiques) conservée dans un serveur virtuel (Cloud) devient urgente et incontournable.
Les avantages de l’ECM
Grâce à une simple application de gestion de contenu à télécharger sur son Smartphone ou son PC, la recherche de données est facilitée et accélérée. En outre, on peut aisément partager le fichier avec d’autres utilisateurs afin d’améliorer le travail collaboratif.
L’ECM d’aujourd’hui intègre de nouvelles fonctionnalités innovantes et révolutionnaires comme le chat live et du partage d’écran permettant aux utilisateurs en contact de discuter du contenu d’un fichier en instantané.
Les champs d’application de l’ECM
Le champ d’application de l’ECM est vaste. Quand une organisation connaît les habitudes de consommation et les centres d’intérêts de ses clients, elle gagne du temps, fait des économies et augmente son chiffre d’affaires inévitablement. L’application de gestion clientèle est un ECM qui permet d’obtenir de meilleurs résultats au niveau du service clientèle.
L’ECM est aussi couramment utilisé en entreprise comme un outil RH incontournable. Découvrez les nombreux avantages d’un ECM appliqué aux Ressources Humaines dans le Blog RH.
Toutes les entreprises, grandes ou petites, tous secteurs confondus, peuvent utiliser un ou plusieurs ECM et se faire accompagner par des professionnels. En effet, il reste la question épineuse de la sécurisation des données pour laquelle, les organisations ne disposent pas toujours des ressources, financières et humaines nécessaires. Très souvent donc, la gestion de contenu et la sécurisation des données sont des tâches externalisées confiées à des agences dont c’est le métier.
